Die öffentliche Verwaltung gerät mit der Umsetzung Ihrer Digitalisierungsvorhaben immer mehr ins Hintertreffen. Dies ist unter anderem auf fehlende Kompetenzen in der Belegschaft zurückzuführen. 74 Prozent der privatwirtschaftlichen Unternehmen verfügen, laut eigener Aussage, über Beschäftigte mit den erforderlichen Digitalisierungsskills, die öffentliche Verwaltung landet bei 45 Prozent. Der Bedarf in der öffentlichen Verwaltung ist also überproportional.
Wir identifizieren mit Ihnen gemeinsam nicht nur Digitalisierungspotentiale sondern bringen auch gerne unsere Digitalisierungskompetenz ein, um notwendiges Know-how intern aufzubauen. Gerade im öffentlichen Bereich liegen hier enorme Effizienzpotentiale.
Papierlos mit ECM
Die Nutzung von integrierten ECM-Lösungen (Enterprise Content Management) liegt in der privaten Wirtschaft im Schnitt bei 76 Prozent, in der öffentlichen Verwaltung bei 59% (Bitkom Research 2022).
Vor allem Dienstleister aus den Bereichen Finanzen, Logistik und Versicherungen betreiben ein immer noch sehr papierintensives Geschäft. Die Digitalisierung von papiergebundenen Eingangs- und Umlaufdaten ist nicht nur für eine effiziente Prozessausführung elementar. In der neuen dezentralen Arbeitswelt ist die ortsunabhängige Verfügbarkeit von papiergebundenen Daten ein Muss und fällt immer mehr in den Fokus.
Bisher umgesetzte Digitalisierungsvorhaben fokussierten sich auf den Papiereingang. Trotz dem vorhandenen Fokus ist nach eigenen Angaben erst gut die Hälfte des Papiereingangs digitalisiert. 45% aller befragten Unternehmen sind noch analog organisiert. Ohne digitalisierten Papiereingang sind Automatisierungsvorhaben um einiges komplexer bzw. kaum bewältigbar.
Im Sinne eines end-to-end digitalisierten Prozesses sind die intensive Beschäftigung mit der Vorgangssteuerung (Workflow) und dem damit verbundenen Dokumentenmanagement wesentliche Erfolgsfaktoren.
Digitalisierter Papiereingang alleine automatisiert nicht
Fast die Hälfte der Befragten Unternehmen digitalisieren alles rund um den Papiereingang. Eine sehr positive Entwicklung, welche aber noch einiges Potenzial birgt. Immerhin bedeutet es, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen nicht mal über „low-hanging-fruits“ nachdenken, geschweige denn, einen ganzheitlichen Automatisierungsansatz verfolgen.
Möchte man die eingangs digitalisierte Information integrativ in produktiven Prozessen nutzen, so ist man auf Vehikel zum Transport der Information an die richtige Position im System oder Prozess angewiesen.
Die Frage, wo die digitalisierte Information zur Steigerung der Produktivität verwendet werden muss und ob hierfür vom Entstehungspunkt aus ein Transportweg besteht, ist grundlegend. Der Transportweg kann effizient durch einen Workflow oder mit Hilfe einer RPA-Ausführung dargestellt werden.
Der Einsatz oder die Planung von Workflow- oder RPA-Lösungen liegt deutlich hinter dem Anteil der Digitalisierung des Papiereingangs. Es gilt aufzuholen, um die digitalisierten Informationen integrativ und barrierefrei nutzen zu können.
HR nimmt Führungsposition ein
Gerade der HR-Bereich hat sich in der Verwendung von digitalen Tools in den letzten zwei Jahren um fast 20 % weiterentwickelt. Inzwischen planen und steuern zwei Drittel aller befragten Unternehmen ihre Personalressourcen mit digitaler Unterstützung. Abgeschlagen auf Platz zwei finden wir das Finanz- bzw. Rechnungswesen. Hier besteht enormes Potential in der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung, vom Auslesen und Kategorisieren der Rechnungsinformationen bis hin zur automatischen Erfassung liegt eine vollends automatisierte Prozessverarbeitung auf der Hand. Auch Sie wollen sich nicht mehr manuell um die Bearbeitung von Rechnungen kümmern, dann setzen Sie sich mit uns in Verbindung.
Angefangen hat alles mit der eMail
Die Weitergabe von Informationen auf digitalem Wege ist für alle im Wirtschaftsleben zur Gewohnheit geworden. In Sachen digitalisierter Kommunikation ist es aber oftmals bei der Mail geblieben. Nur 8 % aller befragten Unternehmen gaben an, dass Ihre Büro- und Verwaltungsprozesse gänzlich papierlos ablaufen. Bei 92 % aller befragten Unternehmen existiert also ein Medienbruch in der digitalen Bearbeitung des Prozesses.
Darauf hinzuweisen ist, dass hier nur der papierhafte Medienbruch erfragt und erfasst wurde. Systemisch getriebene Medienbrüche, wie Authentifizierungsvorgänge, sind hier nicht erfasst. Ein Digitalisierungsvorhaben endet nicht mit Digitalisierung der Briefpost, es beginnt damit. Die Transportwege der Information, das Speichern an eindeutig wiederauffindbaren Plätzen und die entsprechend treffergerechten Aufrufe müssen konfiguriert und eingerichtet werden.
Kontaktieren Sie uns gerne– wir freuen uns auf einen wertvollen Austausch und identifizieren gerne gemeinsam Ihre Digitalisierungs- und Automatisierungspotentiale. Wir unterstützen Sie in der Konzeption und Umsetzung Ihrer Digitalisierungsinitiative. Gestalten mit Ihnen erste Schritte in eine funktionierende automatisierte Abwicklung wertschöpfender Prozesse bis hin zu einem vollständig automatisierten E2E-Prozess.
WIR STEHEN FÜR IHR ERGEBNIS – proresult – sympathisch anders
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